發問=不專業?沈默其實最可怕!資深主管分享職場超專業發問技巧

隨著時代與能力需求的不同,提問其實已經逐漸成為上司主管們審視員工洞察力的方法,能在關鍵時刻提出自己的想法與疑問,反而能帶給公司團隊多元視角的建議以及公司決策多重檢視的效果,對於公司營運則可以更加面面俱到並且降低犯錯的機會成本。

發問=不專業?沈默其實最可怕!資深主管分享職場超專業發問技巧

想像一下以下情境,你會提問嗎?

  • 主管下達的指令很模糊,雖然我口頭上回覆他:「我知道了。」但事實上完全聽不懂他的交辦內容,這時,我應該向主管再次確認指令內容嗎?
  • 會議已經進行一陣子,突然發現自己沒有跟上會議的內容重點,但是大家都十分認真的在聆聽簡報內容,這時,我應該怎麼辦?
  • 在工作時執行主管的交辦事務,事情做到一半出現問題或困難,這時,我應該要向主管提出建議嗎?

發現了嗎?在職場環境中,當人們面對需要向他人求助或提問的時刻,大多都會猶豫不決,無法直接表達個人意見與所遇問題。這是因為,大家習慣性地將「提問」認作為一種個人負面形象的傳遞,代表著「專業能力不足」、「工作不認真」、「找其他人麻煩」或者是「挑釁同事/主管」等刻板印象,導致眾人對提問件事情的態度消極,甚至因此鑄下更多錯誤。

然而,隨著時代與能力需求的不同,「提問」其實已經逐漸成為上司主管們審視員工洞察力的方法,能在關鍵時刻提出自己的想法與疑問,反而能帶給公司團隊多元視角的建議以及公司決策多重檢視的效果,對於公司營運則可以更加面面俱到並且降低犯錯的機會成本。

因此,sofasoda不藏私傳授四招提問技巧,讓你能夠避免因為提問方式的不正確而被輕視,同時讓你的提問能夠一鳴驚人,技驚四座。

提問四妙招

一:問開放式問題

當你選擇鼓起勇氣發問,一定是希望可以藉此獲得更多資訊,然而如果只問封閉式問題,能獲取的資訊將非常單一,只有是或否,可以或拒絕而已,但是透過提問開放式問題,你將可以獲得更多層面的資訊,將問題所需資料與建議蒐集得更完整!

二:繼續追問

「追問」的重要性和「開放式提問」相似 ,兩者都可以更深層且具脈絡化的了解對方的回答。當你不是很清楚整體事件走向時,可以透過追問的方式試圖了解,將你所知的零碎資訊系統化彙整,同時回答者也非常有可能因此認同你積極求知的態度。

三:避免使用「為什麼」

當被他人以「為什麼」的方式提問時,人們很容易不自覺的產生防備心,甚至延伸為被質疑或責備的感覺。所以如果擔心你的問題會被誤會成「質疑」,建議你避免使用「為什麼」,而可以改為「該怎麼做」或「如果有...」替換,將可以有效減少提問時的摩擦,與不必要的溝通誤會!

四:不要打斷對方

聆聽回覆時,千萬不要打斷對方!當你猶豫許久終於提問與求助,如果你打斷對方,很有可能會擾亂他的思緒,更有可能顯得不禮貌!所以當對方開始說話後,請切記等對方說完以後再繼續說話或後續的追問!

還記得年紀還小的時候,我們總是像個好奇寶寶一樣,想到什麼就直接提問;但是當我們逐漸長大後,提問的能力彷彿隨著年歲增加而脫落的乳牙,慢慢離我們遠去,取而代之換上的恆牙為我們帶來的不是更加堅固持久的信心,而是更多社會眼光的壓力與恐懼。長大的我們,總在提問前猶豫再三,甚至在心裡的小劇場排練了成千上萬次才有勇氣開口,究竟,是什麼扼殺了我們的提問力!

生長環境、教育方式、人格特質、等等都有可能是影響我們提問力的因素,如果你受教與生活的環境本來就不鼓勵發問,長期下來你就很難養成這樣的習慣。以台灣過往「填鴨式」的教育而言,學生大多只需完全按照老師的指令將課本參考書的內容記憶、背誦,額外的提問多數被忽視甚至是鄙視。十數年以來的累積,讓大家慢慢失去提問的動力,甚至將提問能力轉化為大家記憶中的天真美好以及身為孩子們的專
利。

然而,在未來的世界裡,懂的提問的人可以給身邊的人、事、物帶來很大的價值,更可以創造豐富與多元的溝通、交流,與可能性。甚至,無論在職場或者是人生規劃中,勇於對他人、對自己不斷提問,都是自我檢證、反省,與進步的基本之道。所以,請大家從現在開始重拾自己兒時的好奇心,勇敢發問吧!

而且,你寧願發問的時候被覺得笨,還是等做錯了的時候再被罵?

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